在商业交易和各类合作活动中，多退少补条款是一种常见且重要的约定方式，它能在一定程度上平衡交易双方的利益，应对交易过程中可能出现的数量、金额等方面的不确定因素。要使多退少补条款在合同中发挥应有的作用，确保其合法、有效且具有可操作性，在撰写相关合同时就需要关注诸多要点并注意一些关键事项。
关于多退少补的适用范围要明确界定。在合同中，应当清晰说明哪些项目、哪些情形适用多退少补原则。比如在货物买卖合同中，是针对货物的数量、质量、价格，还是运输费用、税费等方面进行多退少补，需要一一列举清楚。以建筑工程合同为例，如果涉及到工程价款的多退少补，要明确是因工程量的增减、材料价格的波动，还是设计变更等因素导致价款调整时适用该条款。这样明确的界定可以避免在后续履行过程中双方对适用范围产生争议，确保双方的权利和义务清晰明确。
多退少补的计算方式必须详细准确。计算方式是多退少补条款的核心内容，它直接关系到双方的经济利益。对于数量方面的多退少补，要明确以何种标准进行计量，是按照实际测量、行业通用标准，还是双方另行约定的特定方式。在价格方面，若涉及价格调整，要说明价格调整的依据和公式。例如，在原材料采购合同中，当原材料市场价格发生波动时，约定以某一权威市场价格指数为依据，按照一定的比例进行价格调整。要明确计算的时间节点，是在交货时、验收合格后，还是其他特定时间进行计算，避免计算时间的模糊导致双方在结算时出现分歧。
多退少补的操作流程也需要在合同中明确。包括由哪一方负责发起多退少补的流程，在多长时间内提出申请，需要提交哪些证明材料等。一般来说，提出申请的一方应当在合理的时间内提供充分的证据支持其主张。例如，当卖方认为需要因货物数量短缺而进行退款时，应在规定时间内向买方提交详细的货物清点记录、运输单据等证明材料。合同要明确另一方的审核期限和审核方式，确保整个操作流程规范、透明，避免一方故意拖延或不配合，影响多退少补的顺利进行。
在合同中还应考虑到多退少补可能引发的违约责任问题。如果一方违反多退少补的约定，如拒绝退款、拖延退款或不按照约定进行补偿等，应当承担相应的违约责任。违约责任的形式可以包括支付违约金、赔偿损失等。明确违约责任可以对双方形成有效的约束，促使双方积极履行多退少补的义务，保障合同的顺利履行。
要注意多退少补条款与合同其他条款的协调性。多退少补条款不能孤立存在，它应当与合同的其他条款相互衔接、相互补充。例如，在涉及质量问题导致多退少补时，要与合同中的质量标准、检验条款等相协调，确保在质量检验不合格的情况下，能够按照多退少补的约定进行处理。
在合同签订过程中，双方应当对多退少补条款进行充分的沟通和协商，确保双方对条款的内容和含义有清晰的理解。对于一些复杂的多退少补条款，可以要求专业的法律人士进行审核和把关，以避免因条款表述不清或存在漏洞而引发纠纷。
撰写包含多退少补条款的合同需要全面考虑各个方面的因素，明确适用范围、计算方式、操作流程、违约责任等要点，注意与其他条款的协调性，并确保双方充分理解和认可条款内容，这样才能使多退少补条款在合同履行过程中发挥应有的作用，维护双方的合法权益。